O poder do Kanban para times de criação

Sabemos que hoje o MindSet Ágil está se propagando para áreas além da TI. E é cada vez mais comum áreas como UX, Marketing, Publicidade, Conteúdo e Digital usarem recursos ágeis para desenvolvimento colaborativo de projetos, bem como usar ferramentas visuais para trazer transparência quanto às atividades e fluxo de prioridades. 

E uma das ferramentas mais poderosas é o Kanban, que acaba sendo uma porta de entrada para novos adeptos às metodologias ágeis.

POR QUE O KANBAN É UMA ÓTIMA FORMA DE INICIAR A AGILIDADE COM TIMES CRIATIVOS?

O Kanban é um dos métodos de desenvolvimento de software mais simples de se aplicar, se tornando adaptável a quase qualquer tipo de cultura. Ao contrário de outros métodos como Scrum que forçam uma mudança desde o início na estruturação de um time com papéis específicos, o Kanban busca a evolução do que já está formado. 

ELE POSSUI QUATRO PRINCÍPIOS FUNDAMENTAIS, SÃO ELES:

Comece com o que você tem hoje. O método Kanban propõe uma abordagem evolucionária e incremental. Por mais que você esteja muito insatisfeito com a forma como as coisas são feitas no processo atual, não mude tudo logo no início. Lembre-se Baby-Steps, evoluir pouco, mas de forma contínua. Muitos começam pelo quadro Kanban, mas não fique só nisso. 

Busque mudanças incrementais e evolucionárias. Depois de partir do seu processo atual, busque pequenas mudanças. Formule hipóteses com base na sua observação do comportamento do sistema. Seja curioso e faça experimentos. Sabemos que o volume de trabalho em áreas criativas é sempre alto, por isso encontrar alternativas novas e diferentes fluxos podem favorecer as entregas que possuem mais valor. Mude, teste, avalie e colha feedbacks.

Respeite o processo atual, papéis, responsabilidades e títulos. É provável que na organização em que você está implementando o método Kanban existam cargos e autoridades definidas. Talvez essa estrutura esteja atrapalhando o fluxo, na sua visão. Mas ao mesmo tempo, é também muito provável que boa parte dos processos atuais simplesmente funcione. Por isso é importante respeitar o que já está posto e perseguir a melhoria contínua a partir disso. 

Incentive a liderança em todos os níveis. A cultura kaizen da Toyota significa “melhoria contínua” e é conquistada com a criação de uma cultura na qual as atitudes de liderança são encorajadas e recompensadas em todos os níveis. E a autonomia é uma característica da cultura ágil que pode assustar as pessoas inicialmente, mas é um ponto importante para trazer atitudes de liderança que possam entregar valor real para os projetos. E quando falamos da área de criação, essa autonomia é ainda mais importante por se tratar de nutrir ideias valorosas e que necessitam de diferentes perspectivas para se obter resultados cada vez mais assertivos. 

Os quatro princípios deixam claro que o Kanban não é apenas um sistema para os processos, mas sim um método para impulsionar a melhoria, começando com o processo que você já tem.

SISTEMA PUXADO E A AUTONOMIA CRIATIVA

A grande diferença entre sistema puxado e sistema empurrado é que no primeiro a produção é baseada na demanda e não na capacidade do time. Quando trabalhamos com base na capacidade do time, podemos prever entregas, planejar com mais assertividade e entregar mais. É isso que o sistema puxado promove, liberdade e autonomia para os integrantes do time puxarem suas atividades, seja para se desafiar ou por ter mais facilidade com base nas suas habilidades.
Ex: UX Writer puxando uma tarefa de UI para ajudar a expandir suas habilidades com Prototipagem e Design. Ou um Motion Designer puxando uma tarefa de Estratégia Digital para melhorar suas skills em estratégia e expandir seus conhecimentos.

É uma forma mais democrática de distribuir as tarefas, não impondo a vontade do líder, mesmo que haja horas em que é necessário delegar as atividades de acordo com a estratégia ou urgência do projeto. É claro que tudo isso vai depender da maturidade do time em entender como podem se auto-organizar para entregar o máximo de valor de forma sustentável. 

PRÁTICAS KANBAN PARA COMEÇAR COM SEU TIME DE CRIAÇÃO

Dentro dos elementos que fundamentam o Kanban existem práticas importantes, e David J. Anderson separa 6 delas abaixo: 

WORKFLOW

Visualizar o fluxo de trabalho é uma prática fundamental para que todos saibam como está o andamento do projeto ou das entregas de forma rápida, possibilitando assim a visualização de gargalos e desperdícios, para tomar as ações necessárias. Essa transparência ainda ajuda na colaboração mútua dos integrantes do time e melhora a comunicação. O quadro Kanban pode ser montado de diversas formas dependendo das etapas do processo até a conclusão e finalização das tarefas. Veja abaixo um exemplo de quadro: 

Os quadros físicos são importantes, muitos estudiosos dizem trazer mais resultados por se tratar de promover uma interação face a face. Mas vc pode usar ferramentas digitais como Trello, Jira, Kanbanize e etc…

LIMITANDO O WIP

Times criativos constantemente são cobrados por prazo, isso por se tratar de uma área que recebe demandas de diversos núcleos da empresa, seja da diretoria, cliente, endomarketing, desenvolvimento, marketing e etc… Para evitar os atrasos é importante limitar o WIP(work in progress), que é uma prática extremamente importante para ser transparente quanto a capacidade de entrega do time. Quando os demandantes possuem essa visibilidade fica mais fácil fazer acordos, priorizar demandas conforme a estratégia ou prorrogar prazos para que os trabalhos fluam com mais facilidade.

GERENCIE O FLUXO

Gerenciar o fluxo implica em buscar melhoria contínua. Use o quadro para observar o fluxo das atividades, identificando bloqueios, gargalos, problemas de fluxo e colha métricas que vão te ajudar a traçar um plano de ação que envolva a resolução desses pontos. É importante ter uma figura no time que busque essa melhora contínua e que estará sempre atento quanto a capacidade de entrega do time.

TORNAR AS POLÍTICAS DO PROCESSO EXPLÍCITAS

Entender a capacidade do time é tão importante quanto deixar isso visível. Por isso é interessante deixar essas políticas do processo bem explícitas.

Ex: Quando uma tarefa pode entrar na coluna “To do”? Resposta: Sempre que todas as informações de data, conteúdo, prazo, links de referências, nível de priorização e etc… estiverem preenchidas. Assim todos os envolvidos compreendem qual é o fluxo que o time estabeleceu como processo, e como devem realizar suas solicitações. Desta forma pode-se tirar métricas de melhorias, monitorando por exemplo, a quantidade de entregas ou redução no tempo de entrega de tarefas similares.

IMPLEMENTAR LOOPS DE FEEDBACK

Loops de feedback dentro de um sistema Kanban ajudam a se certificar de entregar o produto esperado com a qualidade certa. Loops de feedback são também uma excelente maneira de minimizar riscos, dado que as decisões são validadas continuamente e os problemas de qualidade são expostos imediatamente. Assim, todos no time podem estar na mesma página quanto às dificuldades e desafios, dando uma visibilidade melhor de onde focar os esforços de melhoria.

É importante o time estabelecer quando deve ser implementado esses momentos de feedback: mensal, quinzenal, sempre em entregas grandes e etc… É um acordo entre o time, e a periodicidade não deve ultrapassar 3 meses para evitar um esquecimento dos pontos levantados. É importante aqui fazer o acompanhamento das mudanças e seus impactos.

USAR MODELOS PARA RECONHECER OPORTUNIDADES DE MELHORIA

Kanban é Kaizen. O Kaizen Institute, fundado por Masaaki Imai para implementar a filosofia, propõe que, para fundamentar uma cultura Kaizen, é necessário persuadir todos os envolvidos e colaborativamente encontrar meios de executar suas tarefas de forma mais eficiente, visando sempre a melhoria contínua. Em times de criação, temos que quebrar os paradigmas de individualismo que podem surgir, buscando promover momentos de reflexão sobre pontos fortes e fracos do processo atual e traçar um plano de ação para melhorar o todo. Existem vários modelos que você pode usar, incluindo: TOC, System thinking.

CONCLUSÃO

O papel dos líderes e gestores de times com essa característica criativa é monitorar e gerenciar este fluxo para chegar a um estágio de entrega de valor real para os clientes internos ou externos. As métricas e a transparência que o Kanban traz como sistema e como metodologia ajudam a defender e blindar os times criativos, promovendo um ambiente mais produtivo e sem desperdícios. Isso porque fica mais fácil priorizar as entregas conforme os objetivos de negócio da empresa gerando valor real. E lembre-se, independente da metodologia, ferramenta ou framework que você escolha para o seu time, o mais importante é entender que:



Pare de começar e comece a terminar. Essa é a principal mensagem do Kanban para o mundo e para os times de criação nos dias de hoje.

#AGILE4ALL #AGILEMARKETING

Fontes: Kanban Maturity Model – Theodora Bozheva & David J. Anderson
Kanban: Mudança Evolucionária de Sucesso Para Seu Negócio de Tecnologia

Gabriel Freitas
Facilitador de Design Thinking Liga Ágil 
UX Lead Cadmus